Administrationsvyn Tidsrapportering är där administratörer granskar allt förare registrerar, gör korrigeringar, attesterar poster och (om ni använder Fortnox) skickar attesterad tid till lönehantering.
Ni hittar den under Administration → Tidsrapportering.
Tidsrapporteringslistan
Sidan bygger på en filtrerbar tabell med tidsloggar.
Översiktskort
Längst upp sammanfattar tre kort posterna som visas enligt era filter:
Närvaro — total arbetad tid.
Frånvaro — total frånvarotid.
Rast — total rasttid.
Filter
Använd kontrollerna ovanför tabellen för att begränsa vad ni ser:
Datumintervall — perioden ni vill granska.
Typ — Närvaro eller Frånvaro.
Användare — en specifik medarbetare.
Status — Attesterad / Ej attesterad.
Sök — fritextsökning.
Tabellkolumner
Varje rad är en tidslogg:
Typ — Närvaro eller Frånvaro.
Användare — medarbetaren.
Fortnox ID — användarens Fortnox-ID (används vid synk till lönehantering).
Fråvarotyp — för frånvarorader (Semester, Sjukdom, m.m.).
Start / Slut — registrerat datum och tid.
Varaktighet — total tid.
Kommentar — förarens anteckning.
Attesterad — när och av vem posten attesterades.
I verktygsfältet ovanför tabellen finns Skapa logg, Attestera och Exportera.
Skapa eller redigera en logg
Administratörer kan registrera tid åt personal eller korrigera en befintlig post.
För en ny post: klicka på Skapa logg.
För att redigera: klicka på raden (eller dess åtgärdsmeny).
Formuläret motsvarar förarappen, med två tillägg:
Användare högst upp — välj vem loggen gäller.
En ruta Översikt som visar hur tiden delas upp när användare och tider är ifyllda: Normaltid, Övertid och OB1 / OB2 (enligt organisationens tidsrapporteringsavtal — se artikeln om organisationsinställningar).
Växla mellan Närvaro och Frånvaro, fyll i fälten och klicka Spara.
Attestera tid
Attestering gör en tidslogg slutgiltig. Efter attestering är posten låst för föraren och (om det är konfigurerat) redo att synkas till Fortnox.
Viktigt: Ni kan endast attestera poster för en användare åt gången. Knappen Attestera är inaktiverad tills listan filtreras till en enda användare. Då visas meddelandet "Välj en användare för att attestera loggar".
Så här attesterar ni:
Sätt filtret Användare till en medarbetare.
Kryssa i checkboxen på varje post ni vill attestera (eller kryssrutan i sidhuvudet för alla synliga).
Klicka på
När ni attesterar gör Better Truckin':
beräknar Normaltid, Övertid och OB-tillägg för varje post enligt tidsrapporteringsavtalet;
markerar varje post som Attesterad med tid och attestant;
synkar posterna till Fortnox, om Fortnox är anslutet.
Fortnox-synk och anställnings-ID
Om organisationen synkar tid till Fortnox måste varje medarbetare ha ett Fortnox anställnings-ID på sin användarsida.
Exportera
Klicka på Exportera för att ladda ner posterna som visas enligt era filter till en Excel-fil — användbart för rapporter eller andra lönesystem än Fortnox.
Kortfattat
Öppna Administration → Tidsrapportering.
Använd filter för att hitta posterna; granska översiktskorten och tabellen.
Klicka på en rad för att redigera, eller Skapa logg för att lägga till en.
För attestering: filtrera till en användare, kryssa i raderna och klicka Attestera.
Använd Exportera för att hämta data till Excel.