Leverantörsfakturor är vyn där ni stämmer av en leverantörsfaktura mot kostnaden för de uppdrag och säljordrar den hör till, och sedan godkänner, avvisar eller för den vidare mot bokföring och betalning.
Ni hittar listan under Fakturering → Leverantörsfakturor. Den här guiden går igenom det steg för steg.
Kortfattat
Öppna Fakturering → Leverantörsfakturor.
Använd Inkommande för fakturor som ska granskas, och Hanterade för fakturor som har gått vidare.
Importera en PDF eller en e-postfil, eller ta emot fakturor på adressen i organisationsinställningarna.
Öppna fakturan, ange leverantör, koppla varje artikelgrupp till ett slutfört uppdrag eller en slutförd säljorder, och klicka på Spara.
Klicka på Godkänn eller Avvisa. Bekräfta om varningar fortfarande visas, för sedan en godkänd faktura vidare, eller skicka ett avvisningsmail.
Öppna listan
Gå till Fakturering → Leverantörsfakturor.
Sidan har två flikar:
Inkommande — fakturor som fortfarande granskas.
Hanterade — fakturor som har gått vidare, till exempel till bokförd, betald eller makulerad.
Längst upp sammanfattar tre kort de fakturor som era filter visar:
Fakturerat — summan som fakturerats.
Matchat — kostnaden för kopplade uppdrag och säljordrar.
Avvikelse — skillnaden mellan beloppen.
Varje rad är en faktura. Vilka kolumner som visas kan konfigureras i tabellinställningarna.
Tips: Klicka på leverantörens namn för att öppna kontakten. Klicka på en referens för att öppna uppdraget eller säljordern.
Exportera
Klicka på Exportera för att ladda ner de fakturor som visas, med era filter, som en Excel-fil.
Hitta en faktura
Använd kontrollerna ovanför tabellen:
Sök — fritext.
Status — begränsa listan till de statusar ni vill se.
Fler — innehåller Nyligen importerad, för fakturor som just kommit in.
På Hanterade, ett datumintervall för perioden ni vill granska.
Inkommande har sök, status och Fler. Datumintervallet finns på Hanterade.
Importera en fil
Ni kan lägga en fil direkt på listan när leverantören skickar en PDF eller en e-postfil.
På Leverantörsfakturor, klicka på Importera leverantörsfaktura, eller släpp en PDF eller en e-postfil på ytan. Ni kan välja flera filer.
Ytan visar Importerar medan filen läses.
Fakturan visas under Inkommande när importen är klar. Om det tar en stund talar ett meddelande om att importen fortfarande pågår, och fakturan dyker upp när den är klar.
Tips: För att ta emot fakturor via e-post, kopiera Leverantörsfaktura e-postadress under Min organisation → Inställningar. Se Konfigurera leverantörsfakturor (organisationsinställningar).
Granska en faktura
Klicka på raden.
Fakturanumret står högst upp, med statusstegen bredvid. Markeringen Krediterad betyder att fakturan är krediterad i Fortnox, helt eller delvis. Översiktskorten visar Exkl. moms, Moms, Total och Avvikelse.
Till vänster:
Information — Information om fakturan som extraherats vid import och som kan editeras.
Betalningsuppgifter — Uppgifter för om betalning som läses från fakturan och som ej kan editeras.
Artiklar — Artiklar som extraherats från fakturan och som är grupperad per uppdrag eller säljorder.
Till höger ligger originalfilen. Använd pilarna när det finns mer än en fil, och nedladdningsikonen för att spara en kopia.
En gul varning högst upp betyder att något inte uppfyller era krav. Vanliga varningar är ett belopp utanför tolerans, betalningsvillkor eller kontonummer som inte stämmer, en mottagaradress som inte matchar er organisation, saknat leveransbevis, ett fakturanummer som redan finns, eller en saknad leverantör. Läs varningen innan ni godkänner. Kontrollerna ställs in under organisationsinställningarna.
Medan statusen är Obehandlad kan ni rätta Leverantör, Fakturareferens och OCR. Refererar till kan ändras när statusen är Obehandlad eller Ej godkänd, och låses när fakturan är Godkänd eller har gått vidare. Klicka på Spara. Ångra tar bort osparade ändringar efter att ni bekräftat.
Tips: Interna anteckningar kan redigeras när som helst, oavsett status.
Koppla ett uppdrag eller en säljorder
Matchat och Avvikelse kommer från det uppdrag eller den säljorder ni kopplar på varje artikelgrupp.
Importen försöker redan fylla i detta. I normalfallet är ett uppdrag eller en säljorder redan kopplat. Ni kan fortfarande ändra kopplingen här.
På artikelraden, klicka i Refererar till.
Sök efter uppdraget eller säljordern.
Välj ett slutfört alternativ. Ett alternativ märkt Uppdraget är inte slutfört eller Säljordern är inte slutförd kan inte väljas.
Klicka på Spara.
Raden visar då matchad kostnad och avvikelsen. En varningsikon på avvikelsen betyder Inom tolerans, Utanför tolerans eller Valutakurs saknas. Toleransen ställs in på organisationen, eller på leverantörens kontakt när ni har fyllt i en där.
För att ta bort en referens, klicka på stäng-ikonen på raden och spara igen.
När fakturerat belopp och matchad kostnad skiljer sig kan en ikon visas bredvid raden. Dess hjälptext är Applicera skillnaden på kopplat uppdrag eller handelsorder. Better Truckin' lägger skillnaden som en kostnad på det uppdraget eller den säljordern, så att det matchade beloppet kommer i kapp. Ni kan applicera skillnaden när som helst, oavsett status, så länge fakturan inte är makulerad.
Godkänna och föra fakturan till hanterade
Från Obehandlad, klicka på Godkänn eller Avvisa.
Om fakturan fortfarande har varningar listar Godkänn faktura? dem. Klicka på Godkänn bara om ni vill fortsätta ändå.
Efter godkännande följer nästa åtgärder statusen:
Flytta till ej bokförd
Flytta till bokförd
Utan Fortnox: Betala, sedan Markera som betald
Leverantören behöver ett organisationsnummer eller momsregistreringsnummer som matchar en enda leverantör i Fortnox. En varning talar om när ingen träff finns, eller när flera träffar.
Från Ej godkänd kan ni Godkänn igen, Makulera, eller skicka ett avvisningsmail (nästa avsnitt). Makulera finns också från Ej bokförd.
Var Godkänn landar beror på Status vid godkännande i era inställningar. Den kan stanna på Godkänd, eller gå direkt vidare till Ej bokförd eller Bokförd. Fakturor som uppfyller era regler kan också godkännas eller avvisas av sig själva. Båda ställs in i Konfigurera leverantörsfakturor (organisationsinställningar).
Återföra kostnadsreserveringen
När fakturan flyttas till Bokförd återför Better Truckin' kostnadsreserveringen i Fortnox på varje kopplat uppdrag eller säljorder som fortfarande har en. Reserveringen var en platshållare för den kostnaden. Den bokförda leverantörsfakturan tar dess plats.
På ett uppdrag återförs de reserverade transportörskostnaderna tillsammans (kostnader som kommer från åkeriprisavtalet). En prisrad som reserverats för sig själv återförs inte. På en säljorder återförs reserveringen i sin helhet.
Skicka en avvisning
Öppna en faktura med status Ej godkänd.
Klicka på Skicka avvisning.
Kontrollera Skicka e-post till och Meddelande. Båda är obligatoriska.
Klicka på Skicka.
Tips: Om ett avvisningsmail redan har skickats visar knappens hjälptext adressen och tiden. Klicka på knappen igen för att skicka ett nytt mail.
Ett mail som går ut av sig självt, när en faktura som kom via e-post avvisas automatiskt, slås på i organisationsinställningarna.