Innan någon kan granska leverantörsfakturor slår en administratör på funktionen och bestämmer när en faktura får godkännas av sig själv, när den ska avvisas, och hur stor skillnad som fortfarande är godtagbar.
Det görs en gång under Min organisation → Inställningar, i avsnittet Leverantörsfakturor. Den dagliga granskningen beskrivs i Granska och godkänna leverantörsfakturor (backoffice).
Kortfattat
Öppna Min organisation → Inställningar → Leverantörsfakturor (avsnittet kräver tjänsten för leverantörsfakturor).
Slå på Aktivera leverantörsfakturor och kopiera Leverantörsfaktura e-postadress.
Välj Automatiskt godkännande, Status vid godkännande, Automatiskt avvisande och Skicka e-post vid avvisande.
Ange Tolerans och de kontroller ni vill ha, till exempel betalningsvillkor, faktureringsadress och leveransbevis.
Spara.
Förutsättning
Leverantörsfakturor är en tilläggstjänst och visas bara i inställningarna om tjänsten är aktiverad för er organisation. Om ni inte ser det, kontakta Better Truckin' så att tjänsten aktiveras för ert abonnemang.
Aktivera leverantörsfakturor
Öppna Min organisation → Inställningar.
Expandera Leverantörsfakturor.
Slå på Aktivera leverantörsfakturor.
Listan under Fakturering → Leverantörsfakturor blir tillgänglig, och reglerna nedan gäller alla leverantörer om inte en kontakt åsidosätter dem. Se Konfigurera leverantörsfakturor på en kontakt.
Ta emot fakturor via e-post
När funktionen är på visar Leverantörsfaktura e-postadress adressen som leverantörer kan skicka fakturor till. Använd kopieringsikonen bredvid fältet.
E-postadress att skicka felmeddelanden till är dit Better Truckin' skickar ett meddelande när ett fakturamejl inte kunde läsas.
Ni kan fortfarande importera en PDF eller en e-postfil för hand från listan över leverantörsfakturor.
Tips: Vidarebefordra en leverantörs faktura till den här adressen, eller ge adressen till leverantören, så att nya fakturor hamnar under Inkommande utan en manuell uppladdning.
Godkännande
Automatiskt godkännande — välj Aktiverat eller Inaktiverat. När det är aktiverat kan en faktura som är matchad mot uppdrag eller säljordrar och uppfyller kraven godkännas av sig själv.
Status vid godkännande — statusen en faktura landar på när den godkänns, vare sig ni klickar på Godkänn eller godkännandet sker av sig självt.
Välj en status:
Godkänd
Ej bokförd
Bokförd
Betalas (bara när Better Truckin' är ert ekonomisystem)
Avvisande
Automatiskt avvisande — välj Aktiverat eller Inaktiverat. När det är aktiverat kan en faktura som inte uppfyller kraven avvisas av sig själv.
Skicka e-post vid avvisande — välj Aktiverat eller Inaktiverat. När det är aktiverat skickar en faktura som kom via e-post och avvisas automatiskt ett mail till avsändaren med orsakerna.
Att skicka en avvisning för hand, från en faktura ni själva har avvisat, görs på fakturan. Se backoffice-artikeln.
Krav
Tolerans begränsar hur mycket det fakturerade beloppet får skilja sig från kostnaden för varje matchat uppdrag eller säljorder. Gränsen tillämpas per uppdrag eller säljorder.
Absolut — ett belopp i leverantörsfakturans valuta.
Procent — en procent av det fakturerade beloppet.
Fyll i ett av fälten eller båda. Skillnaden måste hålla sig inom varje gräns ni anger. Samma tolerans finns på en kontakt när en leverantör ska avvika från övriga.
Kontrollerna nedan avgör vilka varningar en faktura får, och om automatiskt godkännande eller avvisande gäller:
Kontrollera kontonummer — visas när Fortnox är ert ekonomisystem. Jämför Bankgironummer, Postgironummer, IBAN och BIC med leverantören i Fortnox.
Kontrollera betalningsvillkor — jämför fakturan med leverantörens betalningsvillkor.
Kontrollera organisationens faktureringsadress — jämför Mottagaradress med den här organisationens faktureringsadress.
Kontrollera leveransbevis — för ett kopplat uppdrag eller en kopplad säljorder som inkluderar sista lossningen, kontrollerar att ordern har ett leveransbevis.
Varje kontroll är Aktiverat eller Inaktiverat.